Sähköpostien hallinta on oleellinen osa ajanhallintaa!
Kaikkien sähköpostien säilyttäminen Inboxissa (Saapuneet-kansio) vastaa tilannetta, jossa joku säilyttäisi kaikkia postejaan postiluukussaan; eihän kukaan tee niin. Silti sähköposti on hyvin usein kohtalaisen ”hallitsematonta” aluetta. Tilanne on usein jotenkin näin:
- Inboxissa on tuhansia sähköposteja
- Meilejä ”hukkuu” tai niiden jälkeenpäin etsimiseen menee kohtuuttomasti aikaa
- Inboxia käytetään eräänlaisena keskeneräisten asioiden tehtävälistana, joka vain paisuu ja paisuu
- Inboxissa on paljon meilejä joihin ei ole vastattu, vaikka ne sisälsivät kysymyksiä tai pyysivät vastausta
On sanomattakin selvää, että yllä olevien tilanteiden vallitessa, on vaikea olla tehokas ja tuottelias.
Toimiva sähköpostien hallinta
Seuraavat kuusi piirrettä puolestaan luonnehtivat hyvää sähköpostien hallintaa, joihin sinun tulisi pyrkiä:
- Löydät aina tarvittaessa oleelliset sähköpostit
- Erotat saapuvista sähköposteista nopeasti ne, jotka ovat sinulle oleellisia
- Vastaat sähköposteihin nopeasti
- Tiedät aina mihin sähköposteihin odotat vastausta
- Sähköpostiohjelma ei hallitse työpäivääsi, ja sitä kautta sinua
- Lähtiessäsi kotiin Inbox on tyhjä, joka päivä
Yllä olevan listan kohtiin on olemassa auttavia tekniikoita, joista joitakin alla.
Tekniikoita
- Erota heti oleelliset sähköpostit vähemmän oleellisista sähköposteista: Luo erillinen CC-MAILS kansio
- Älä unohda mihin sähköposteihin odotat vastausta: Kerää ne WAITING FOR REPLY kansioon
