Kalenterin tarkoitus

Kalenterin oikeaoppinen käyttö, yhdessä sähköpostin hallinnan ja tehtävien hallinnan kanssa, muodostavat Outlook-pohjaisen ajanhallinnan kolme peruselementtiä.

Kalenterin oikeaoppinen käyttö on näistä helpoin sisäistää. Nyrkkisääntö on tämä: merkitse kalenteriin ainoastaan sellaiset ennalta sovitut palaverit ja asiat, jotka sinun oikeasti pitää tehdä tietyn päivän tiettynä hetkenä.

Usein näkee ihmisiä joilla on kalenteri täynnä merkintöjä, jotka eivät sinne kuulu. Esimerkiksi näin:

”Muista raportti!!”, ”Tee laskutus!!!” ja ”Muista puhua annalle” eivät tässä järjestelmässä kuulu kalenteriin. Laskuttaminen tuskin on asia, mikä pitää tehdä juuri kello 14-14:30. Monet vain kirjoittavat asioita johonkin kohtaa aiottuna päivää, koska tietävät katsovansa kalenteria joka päivä, ja haluavat varmistaa etteivät vain unohda tehdä sinne kirjoittamaansa asiaa.

Kalenterimerkintöjen sijaan olisi parempi tällaisissa tapauksissa käyttää Outlookin tehtäväominaisuutta. Palaamme tehtävien käyttöön myöhemmin.

Pieni muutos mitä kuitenkin voit heti tehdä on se, että merkkaat tällaiset positiot koko päivän kestäviksi tapahtumiksi (All day event), alla olevan esimerkin mukaisesti:

Merkittyäsi ne sillä tavalla, ne näkyvätkin kalenterissa seuraavasti:

Tämä tapa on jo huomattavasti elegantimpi. Lisäksi kollegasi eivät sekoita muistutuksena käyttämääsi kalenterimerkintää palaveriksi, jos he vaikka haluaisivat buukata sinut mukaan johonkin palaveriin, olettaen että he työpaikallasi näkevät kalenterisi.

Kalenterin jakaminen

Toinen kalenterinkäytön tehostustekniikka on juuri tuo edellä mainittu kalenterin jakaminen. Suosittelen kalenterin jakamista vähintään läheisille työkaverillesi. Organisaatiossa jossa itse työskentelen kalenteria ei automaattisesti jaeta. Olen silti sopinut tästä käytännöstä omien alaisteni kanssa.

Muista vain merkata ”lääkärille” tyyppiset palaverit yksityisiksi, jolloin työkaverisi näkevät ainoastaan että olet varattu, mutta eivät blokatun aikaikkunan sisältöä. Sen näet vain sinä itse.

Kalenterin jakaminen Office 2007:ssä on helppoa. Lähetät vain kutsun työkavereillesi, painamalla alla olevan nuolen osoittamaa kohtaa kalenterin perusnäkymässä.

 

Painettuasi sitä, lähetä esille nouseva ”meilin” haluamillesi työkavereille.

Muista kuitenkin kalenterin jakamisen jälkeen merkata henkilökohtaiset asiat yksityisiksi. Sekin on kuitenkin helppoa, ja tapahtuu yksinkertaisti painamalla lukon kuva (lukkonappi) pohjaan palaveria perustettaessa.

Toivottavasti sinulle on hyötyä näistä uusista taidoista. ”Stay tuned for more”.