Ajanhallinta ja asioiden aloittaminen
Ohessa tekniikoita akuutteihin tilanteisiin. Tekniikat keskittyvät toimistotyöhön ja kirjalliseen tuottamiseen, mutta niitä voi soveltaa myös muihin töihin:
Madalla vaatimustasoasi. Yksi suurimpia itse aiheutettuja esteitä asioiden aloittamiselle on perfektionismi. Esteenä on siis usein täydellisyyden tavoittelu, jota tehtävän antanut taho (esim. pomo) ei koskaan edes edellyttänyt.
Hyväksy, että työelämän raportit ja muut tekeleet eivät ole akateemisia teoksia. Riittää että olet tarpeeksi hyvä. Arvosteluasteikko on suhteellinen ja muihin työntekijöihin nähden. Kiireellisessä työympäristössä monet raportit lisäksi vain silmäillään nopeasti läpi. Hienot viimeistellyt kuvat, täydellinen otsikointi ja ylilooginen rakenne jäävät usein vastaanottajilta huomaamatta, eivätkä he sitä muutenkaan niin arvosta. Vastaanottajat haluavat löytää raportista sen oleellisen pointin. Keskity siihen, älä esitystapaan (ellet ole graafikko tai AD…).
Muista myös, että tuotteliasta työntekijää arvostetaan usein enemmän kuin sellaista, joka tekee kyllä täydellistä jälkeä, mutta ei saa asioita valmiiksi ajoissa. Viime hetkeen tekemisen jättävät työntekijät tekevät sen usein juuri siksi, että he näin saavat ikään kuin ”oikeutuksen” päästää irti OMASTA perfektionismista. Miksi tekisit niin, kun voit tehdä sen vapaaehtoisesti ja etukäteen.
Hyvä ajatustapa on myös lähteä tekemään vain ”ensimmäistä versiota”. Vedostele. Usein sinulla lopuksi kuitenkin on ihan tarpeeksi hyvä tekele. Ensimmäinen versio onkin aika lailla lopullinen. Ja se riittää kaikille!
Päätä etukäteen kiinteä, lyhyt tekemisen ajanjakso (5-40 min). Päätä kiinteä ajanjakso, jonka teet töitä vaikean tehtäväsi eteen, esim. 5-40 minuuttia. Suoriuduttuasi siitä voit käydä hakemassa sitä kahvia, ikään kuin palkinnoksi.
Kun tiedät, että sinulla on vain kiinteä hetki työtä edessäsi, tilanne ehkä ahdistaa vähemmän. Anna siis mennä – vain 5 minuuttia! Tauon jälkeen voitkin ehkä tehdä jo 10 minuuttia. Tai jos sen ensimmäisen viiden minuutin aikana pääset kunnolla käyntiin, on ihan ok jatkaa heti perään toiset viisi minuuttia. ”Law of inertia”.
Muista kuitenkin säännölliset tauot!
Huiputa itseäsi tekemään. Hyviä apuajatuksia itsesi huiputtamiseen ovat ”kunhan vain vähän…” ja ”ihan vain pikkasen…”. MUISTA, että mitään vaikeaa et edes voi tehdä kerralla valmiiksi. Keskity siis aina seuraavaan askeleeseen. Voit koittaa huiputtaa omaa mieltäsi seuraavilla ajatuksilla:
- En toki aloita, mutta kunhan vain perustan itse Word dokumentin…
- En siivoa pöytää, mutta lajittelen vain tästä pöydältä muutaman paperin…
- En kirjoita, mutta ihan pikkasen vain vedostelen tätä sisältöä…
Näin et säikäytä itseäsi ajattelemalla että koko raportti/dokumentti/budjetti pitäisi saada nyt tältä istumalta heti valmiiksi. Sellainen tavoite tuntuu liian isolta, ja voi estää aloittamisen. Kunhan vain vähän jotain lähdet tekemään…
Tee aina vähän enemmän. Neil Fiorie pitää hyvänä tekniikkana aina tehdä vähän enemmän. Se toimii näin: Jos saat yhden kappaleen valmiiksi, aloita heti perään muutama lause seuraavaa kappaletta, ja pidä vasta sitten tauko. Näin olet jo päässyt alkuun kun palaat. Saat seuraavan vaiheen aloituksen ilmaiseksi edellisistä vauhdeista.
Koita siis tehdä aina vähän jotain enemmän, kuin mikä luonnollisesti lopettaisi edellisen työvaiheen.
Toivottavasti pääset näillä alkuun!