Periaate
Toinen hyödyllinen kansio on ”*WAITING FOR REPLY” (jatkossa myös WFR). Tähän kansioon kerään kaikki sellaiset lähettämän sähköpostit, joihin odotan saavani vastauksen. Kyseessä on siis usein sähköposti, jossa kysyn jotain vastaanottajalta.
Kolme tärkeää kansiota
WAITING FOR REPLY kansioon liittyen minulla on myös käytössä Outlook sääntö. Siten se on hyvin helppohoitoinen, eikä vaadi minulta muuta työtä, kuin että lisään itseni lähettämäni sähköpostin Bcc osapuoleksi (Blind carbon copy). Aina kun olen jossain lähettämässäni sähköpostissa Bcc osapuolena, siirtää Outlook siitä kopion myös WFR kansioon. Näin asia on ”hyvässä muistissa”.
Noin kerran pari viikossa käyn läpi kaikki WFR kansiossa olevat sähköpostit. Jos olen saanut vastauksen poistan sähköpostin, poistan sen (delete). Muuten lähetän tarvittaessa muistutuksen, tai soitan asiani perään. Kollegani ovat saanet huomata, että en ”koskaan unohda mitä olen pyytänyt”. Minusta tuntuu että pelkästään se on osittain johtanut siihen, että saan paremmin vastauksia ajoissa.
Näin myös oma työni tehostuu.
