Suo itsellesi työrauha
Esimerkkitilanne: Kirjoitat töissä dokumenttia Wordilla. Yht’äkkiä näytön oikeassa alaidassa vilahtaa uuden meilin otsikko. Vaihdat heti Outlookiin lukeaksesi juuri saapuneen meilin. Viestissä pomosi pyytää sinua tekemään jotain. Alatkin heti tekemään sitä. Saat pyydetyn pikkutehtävän valmiiksi. Pitäisi palata Wordiin, mutta palaat Outlookiin. Uusia meilejä on saapunut. Alat lukemaan niitä… hetkinen, mihin jäikään se alkuperäinen tehtävä?
Kuulostaako tutulta?
Saapuvat meilit ovat tämän päivän toimistotyössä jatkuva työn keskeyttäjä. Kun ajattelutyö keskeytyy, saattaa uuden ”flow”-tilan saavuttaminen kestää kauan. Jopa puoli tuntia, tai tunnin, tai jopa loppupäivän.
Sähköpostiohjelman tehtävä on luoda edellytykset kommunkoimselle. Se on esimerkki asiasta, jonka voi sanoa olevan ”hyvä renki mutta huono isäntä”. Monille se valitettavsti on kuin isäntä.
Varmista, että se on ja pysyy sinulle renkinä! Varsinkin kun ratkaisu on niin yksinkertainen:
- Poista hälytykset
- Ala prosessoimaan sähköpostit vain noin kerran tunnissa
Myönnettävästi kaikki eivät voi tehdä näin. Jos työskentelet esim. asiakaspalvelussa tai muussa työssä, jossa nopea vastaaminen on kriittisen tärkeätä, et varmaankaan voi toimia näin.
Mutta suurin osa tietotyöläisistä voi. Ja silloin se mielestäni pitääkin tehdä!
Tee siis näin:
1. Valitse ylävalikosta Tools->Options…
2. Paina nappia Email options
3. Paina nappia Advanced email options
4. Poista saapuneiden viestien hälytykset seuraavan kuvan mukaisesti:
5. Hyväksy muutokset painamalla OK
Hyvää ja tehokasta työrauhaa!
