David Allen ja Getting-Things-Done (GTD) workflow
Tällä sivulla jatkamme vielä hetken Davidin Allenin ajatuksilla. Davidin mukaan ympäristömme on täynnä asioita (”stuff”), joista meidän pitää jatkuvasti pyrkiä seulomaan ne oleelliset.Asia, voi tässä yhteydessä olla työpöydällesi tuotu esite, sähköpostiisi tullut viesti pomoltasi, tai vaikka uusi ajatus päässäsi. Sinun tehtäväsi on jatkuvasti päättää mitä näille asioille teet.
Allen on hahmottanut työnteon prosessin, joka menee seuraavasti:
(kännetty ja sovellettu)
Kaikista asioista pitää ensiksi päättää tarvitseeko niille tehdä jotain, vai ei. Mikäli ei tarvitse, vaihtoehdot ovat seuraavat:
- heitä pois ja unohda (esim. turha mainos)
- tallenna ja laita odottamaan sopivampaa hetkeä (esim. hyvä kehitysidea, mutta sellainen joka ei juuri nyt ole ajankohtainen)
- säilytä myöhempää mahdollista tiedonhakua varten (esim. katalogi)
Mikäli taas asialle tarvitsee tehdä jotain, pitää ensin miettiä onko kyseessä tehtävä vai projekti (eng. project, tai master task). Ajanhallinnassa käytetään sanaa projekti pienistäkin kokonaisuuksista, eikä kyseessä siis tarvitse olla mikään tietojärjestelmän käyttöönottoprojektin kokoluokkainen työrupeama. Ajanhallinnassa projekti määritellään yksinkertaisesti siten, että projekti on ”iso tehtävä”, joka vaatii useita erillisiä tehtäviä tullakseen valmiiksi.
Palataan prosessiin. Projekti vai tehtävä, oli kysymys.
Mikäli kyseessä todella on projekti, se tallennetaan erillselle projektilistalle, ja siitä johdetaan yksittäisiä yhden askeleen tehtäviä, kunnes projekti on saatettu loppuun.
Mikäli taas kyseessä on tehtävä, ja sen voi tehdä alle kahdessa minuutissa, se kannattaa tehdä heti. Jos taas tehtävää ei voi tehdä kahdessa minuutissa, ovat vaihtoehdot joko a) delegoi se jollekin, tai b) lykkää sen tekemistä, kunnes sinulla on aikaa.
Projektilistan lisäksi oleellisessa osassa ovat myös tehtävälista ja kalenteri. Tehtävälistaan kerättävät tehtävät ovat sellaisia, joiden tekemiseen ei vaadita tiettyä aikaa tai hetkeä. Kalenteriin laitettavat asiat ja tehtävät taas ovat sellaisia, jotka pitää tehdä tiettynä päivänä ja/tai kellonaikana.
Näillä peruskäsitteillä pääset hyvin eteenpäin.
Katso myös: Kalenterin käyttö
