Mikä tämä on?
Kansion *CC-MAILS tarkoitus on kerätä yhteen paikkaan kaikki sellaiset sähköpostit, jotka eivät ole osoitettu suoraan sinulle. Näin ne eivät häiritse Inboxia, vaan voi itse keskittyä tehokkaammin juuri SINULLE oleellisiin sähköposteihin. *CC-MAILS kansioon siis ohjautuvat kaikki sellaiset sähköpostit, joissa olet vain kopio-osapuolena ( cc = carbon copy).
Itse seuraan cc-kansiota noin pari kertaa päivässä. Monesti sitä läpikäydessä huomaa, että siellä oleviin kysymyksiin tai asioihin on ehtinyt tulla jo vastauskin muualta. Olen siis täysin säästynyt sellaisten asioiden stressaamiselta, jotka eivät kuulu minulle muuta kuin välillisesti.
Tämän alla kuvatun tekniikan toteuttamisen jälkeen, suoraan Inboxiin tuleva sähköpostimäärä tyypillisesti vähenee huomattavasti. Saat paremman fokuksen omiin tehtäviisi. Suosittelen!
Tee näin
1. Luo uusi kansio painamalla hiiren oikeata nappia Inboxin kohdalla, ja valitsemalla ”New Folder…”. (kuvat selitysten alla)
2. Kirjoita uuden kansion nimeksi ”*CC-MAILS”. Paina sittenOK.
3. Seuraavaksi luot automaattisen säännön, joka siirtää kaikki sähköpostit joissa sinä olet vain cc-osapuoli automaattisesti suoraan tähän uuteen *CC-MAILS kansioon. Valitse päävalikosta”Tools->Rules and Alerts…”.
4. Paina nappia ”New Rule…”, jota kautta omat automaattiset säännöt luodaan.
5. Rakennamme tämän säännön tyhjältä pohjalta. Valitse siis kohdasta Start from a blank rule kohta ”Check messages when they arrive” ja paina ”Next >” nappia.
6. Valitse seuraavasta ruudusta sääntö ”Where my name name is in the Cc box”.
7. Paina jälleen ”Next >” nappia.
8. Valitse toiminnaksi ylin kohta, eli ”Move to a specified folder”. Klikkaa sen jälkeen alemmasta laatikosta kuvan mukaisesti kohta ”specified folder”.’
9. Valitse nyt avautuvasta kansiorakennekuvasta tämä juuri luomamme uusi kansio ”*CC-MAILS”, ja paina OK. Joudut ehkä painamaan Inbox kansion edessä olevaa pientä plus nappia saadaksesi haluamasi kansion esille. Tähti (”*”) nimen edessä varmistaa, että sen pitäisi löytyä ensimmäisten joukossa.
10. Paina nyt kaksi kertaa ”Next”. (Voit myös painaa heti ”Finish”, mutta silloin et pääse itse nimeämään sääntöä.)
11. Viimeisessä ruudussa Outlook pyytää sinua nimeämään juuri luomamme säännön. Anna nimeksi vaikka ”*CC-MAILS sääntö”, ja paina nyt ”Finish” nappia.
12. Uusi sääntö näkyy nyt muiden sääntöjen kanssa säännöt ikkunassa. Paina ”Ok”.
Uusi kansio ja siihen liittyvä sääntö on nyt luotu! Tarkkaile *CC-MAILS kansioon tulevia sähköposteja sopivan säännöllisest, esim 1-4 kertaa päivässä, riippuen työstäsi ja ympäristöstäsi.
