Tehtävien hallinta: Johdanto

Periaate

Ajanhallinnassa ja tuottavuudessa on loppupeleissä kyse TEKEMISESTÄ. On oleellista pitää mielessä, että isoinkin töissä toteutettava projekti toteutuu käytännössä ja viime kädessä sarjana pieniä tehtäviä. Mitään vähänkin suurempaa kokonaisuutta ei voi tehdä valmiiksi kerralla, vaan projektien valmiiksi saattaminen koostuu askelista, jotka pitää suorittaa yksi kerrallaan, usein vielä tietyssä järjestyksessä.

Tässä kohtaa on ehkä paikallaan määritellä hieman termejä:

• Pitkän ajan tavoite on itsesi määrittelemä tai sinulle annettu fokusalue, jota työstät esim seuraavan vuoden aikana. Työpaikalla tällaisista pitkän ajan tavoitteista sovitaan usein vuosittaisissa kehityskeskusteluissa. Osastopäälliköillä taas ne varmasti liittyvät läheisesti vedettävän osaston tavoitteisiin. Esimerkki pitkän ajan tavoitteista voisi olla "Osaston kustannussäästökuuri 2009". Pitkän ajan tavoitteeseen päästään usein useiden projektien tuloksena.
• Projekti taas on tehtäväkokonaisuus, joka koostuu sarjasta tehtäviä. Edellä mainitun fokusalueen projekteja voisivat olla esim. "Kilpailuta siivousliikkeet" ja "Varmista kuljetussopimusten kilpailukyky".
• Tehtävä on asia, minkä voit toteuttaa lyhyessä ajassa. Itse määrittelen tehtävät itselleni niin pieniksi asioiksi, että saan ne käytännössä tehtyä yhdeltä istumalta, tai ainakin jokseenkin yhdessä "sessiossa". Esimerkki tehtävästä puolestaan voisi näin olla "Soita siivousliike X:ään ja pyydä kilpaileva tarjous".

Näiden pohjalta voidaan työn TEKEMISEN prosessi hahmottaa seuraavasti:

Työnteon hierarkia: Yksi pitkän ajan tavoite vaatii monesti toteutuakseen useita projekteja. Projekteja toteutat usein samanaikaisesti.

Huomaa, että ainoastaan tehtävät ovat konkreettista TEKEMISTÄ. Pitkän ajan tavoitteet ja projektit ovat vain tapa ohjata ja hahmottaa tätä tekemistä. Ilman tällaista jäsentelyä on kuitenkin todennäköistä, että et työskentele optimaalisella tehokkuudella. Jos ajattelet tekemistä vain tehtävätasolla, saatat pahimmillaan haahuilla tehtävästä toiseen, usein deadlinejen määräämänä, sekä pomosi ja kollegoidesi pyyntöjen tai muistutusten perusteella.

Niin, ja yllä kuvailemaani jäsentelyä varmasti kaikki jossakin mittakaavassa tekevätkin, varsinkin tehokkaat yksilöt, ja jollei muuten niin tiedostamattaan. Järjestelmällisessä ajanhallinnassa on kuitenkin kyse siitä, että näkymätön tehdään näkyväksi, ja asioita saadaan mustaa valkoiselle. Näin "luulen että homma on hallussa" muuttuu "tiedän että homma on hallussa":ksi.

Käytännön toteutus

Kuvailemani hierarkian käytännön toteutukseen on olemassa lukuisia menetelmiä, ja monet varmasti käyntiin päästyään muokkaavat itselleen oman, itselleen parhaiten sopivan tavan. Se on ihan OK, niin sen itse asiassa pitääkin mennä. Periaatetasolla kyse on kuitenkin kolmesta eri listasta:

Oleelliset listat.

Käytännössä ja yksinkertaisimmillaan kyseeseen voi tulla vaikka samassa vihossa tai kalenterissa olevat kolme eri sivua (joskin projekteille ja tehtäville on syytä varata useita sivuja). Itse käytän tällä hetkellä kuitenkin Outlook pohjaista konfiguraatiota, joka on synkronoitu Nokian kännykkääni Mail for Exchange ohjelman avulla. Olen kuitenkin käyttänyt myös paperikalenteriin pohjautuvaa järjestelmää. Itse järjestelmä ei ole niin oleellinen.

Entä sitten määrät, montako projektia pitäisi olla? Itselläni on tavallisesti jatkuvasti 5 fokusaluetta ja noin toista kymmentä aktiivista projektia. Näihin liittyy sitten hieman enemmän tehtäviä, kuin mitä minulla on projekteja. Tehtävien suhde projekteihin ei ole sen suurempi johtuen siitä, että ylläpidän aktiivisten tehtävien listallani pääsääntöisesti ainoastaan projektien seuraavia tehtäviä ("next action").

Ylläpito

Vielä kerran: itse TEKEMINEN on tärkeintä. Siksi järjestelmän ylläpidon on oltava käytännöllistä, nopeaa ja yksinkertaista. Tee näin:

1. Pitkän ajan tavoitteistasi (fokusalueet) kertaat säännöllisesti. Se voi tarkoittaa kerran kuukaudessa tai sitten aina kun siltä tuntuu (eli esim. halutessasi vastauksen kysymykseen "teenkö juuri nyt oikeita asioita?"). Tämä lista ei kuitenkaan pääsääntöisesti elä paljoa vuoden aikana, vaan saatuasi sen määriteltyä voit vaikka tulostaa sen työpöydällesi.
2. Projektilistan käyt huolella läpi kerran viikossa. Silloin varmistat että kaikille projekteille on määritelty tehtäviä, ja poistat valmiit projektit. Samalla voit myös lisätä projekteja, mutta projektien lisääminen tapahtuu usein myös työn teon ohessa, pitkin viikkoa.
3. Tehtävälistaa pidät pääsääntöisesti jatkuvasti esillä. Valmiiden tehtävien ruksittaminen tai yliviivaaminen on muuten sisäisesti erittäin palkitsevaa, ja motivoi sinänsä jo monesti tekemiseen.

Suurin osan ajastasi sinun pitää käyttää itse työn TEKEMISEEN. Vain niin olet aidosti tuottava!

Lopuksi voisin vielä todeta sen, että näin järjestelmällisesti jäsentelen itsekin vain töissä tekemäni työt. Kotona tehtävänhallinnan-/muistutusjärjestelmän hoitaa tarvittavassa laajuudessaan yksinkertaisesti seuraava: keittiön kaapin oven sisäpuolelle kiinnitetty tussitaulu.